Waarom ik voor mijn voetbalteam een Excel gebruik en geen App heb gedownload.

Een van de redenen waarom ik ben begonnen met het geven van trainingen in Excel is omdat ik als hobby een voetbalteam train in de regio van Rotterdam, bij VV Nieuwerkerk. Ik kwam erachter dat ik heel veel plezier haal uit het coachen en beter maken van mensen en teams. Daarbij had ik veel kennis van Excel en de mogelijkheid om zowel online als klassikale Excel cursussen aan te bieden.

Het coachen van een voetbal team kan heel simpel zijn, elke week een opstelling maken en op gevoel zorgen dat iedereen het naar zijn zin heeft. Toch zie je vaak op een wat hoger niveau dat er meer op data gestuurd moet worden, kijk maar naar het professionele voetbal tegenwoordig, verschillende data wordt gebruikt om beslissingen te maken.

Ook op het amateur niveau zijn er heel veel zaken die gewoon goed geregeld moeten zijn, elke week moet er een opstelling worden bedacht, waarbij het in veel gevallen erom draait dat iedereen ongeveer evenveel speelt, meerdere keren per week moet er een gebalanceerde training worden uitgezet en je wilt weten of de spelers zich juist ontwikkelen.

Ook voor de amateur trainer zijn er heel veel apps te vinden die je helpen om een team te trainen. Echter heb ik er niet voor gekozen om een app te downloaden maar heb ik zelf een Excel systeem gebouwd die mij kan ondersteunen. De reden hiervoor is dat ik wil dat een (Excel) systeem mij ondersteunt in de manier zoals ik wil werken en niet dat ik ga werken zoals een app wilt dat ik ga werken. Met andere woorden; het (Excel) systeem moet iets kunnen uitvoeren, dat aansluit op mijn visie. Ik wil de functionaliteiten hebben, welke ik nodig acht, zoals het versturen van de opstelling per email in een PDF, welke ik ook kan uitprinten. Daarbij wil ik een training kunnen uitzetten met oefeningen die ik zelf denk nodig te hebben of die ik zelf heb bedacht. Een App heeft deze oefeningen vaak niet in zijn assortiment. Als laatste wil ik ook data opbouwen en deze kunnen inzetten zoals ik dat wil. Ik wil overzichten kunnen krijgen, die ik denk nodig te hebben om beslissingen op te kunnen nemen.

Uiteraard ben ik vaardig in Excel en heb ik dit Excel systeem snel gebouwd. Maar ook een beginnend Excel gebruiker kan, mits hij/zij de juiste cursus heeft gehad, in korte tijd een Excel bestand bouwen die kan doen, wat hij/zij nodig acht.

Daarbij moet wel gezegd worden, dat na een aantal weken dat dit Excel heeft gedraaid, ik de nodige aanpassingen heb gedaan omdat ik bepaalde functionaliteiten toch miste of anders wilde hebben. Ook dit is het voordeel van het bouwen van een Excel bestand.

Nu, een aantal jaar later, heeft mijn Excel bestand zich bewezen en weet ik precies wat ik wel en wat ik niet gebruik. In de tussentijd ben ik vaardig geworden in het Power Platform, zeg maar; de grote broer van Excel. Dit platform bestaat uit meerdere onderdelen van Microsoft, ikzelf gebruik veel Power Apps (om de apps te bouwen), Power Automate (om zaken te automatiseren) en Power BI (om data te analyseren).

Het was een mooie test om mijn Excel systeem om te zetten naar een app in Power apps, omdat dit de nodige voordelen biedt. Zo kan deze app gebruikt worden op mijn telefoon en hoef ik na een wedstrijd niet mijn computer aan te zetten om mijn data in te voeren. Doordat ik mijn Excel als protype/voorbeeld had, wist ik precies welke tabellen ik moest opzetten en welke flows ik moest aanmaken.

In een paar dagen had ik mijn Excel bestand omgezet in een mooie Applicatie, waarin ik spelers kon aanmaken, hen kon beoordelen, een opstelling kon maken en trainingen kon uitzetten. Daarbij was het erg leuk dat ik direct een speler kon aanklikken om aan te geven of hij/zij een doelpunt of een assist had gemaakt.

Puntje bij paaltje, maakt dit het leven van de trainer weer iets makkelijker, maar zijn er ook wel punten die het iets complexer maken ten opzichte van het Excel bestand, wanneer ik met pen en papier een wijziging maak, kan ik dit later op mijn gemak aanpassen in mijn Excel bestand. Een wijziging nu, moet ik direct in mijn app doorvoeren, ik kan dus iets minder ‘ freewheelen’ .

Al met al, ben ik erg blij dat ik eerst mijn visie in Excel heb gebouwd en heb getest, alvorens ik het in Power APPS heb gemaakt en dat ik dit pas heb omgezet, toen de werkwijze zich een aantal maanden/jaar had bewezen.

In dit geval gaat dit verhaal over het beheren van een amateur voetbalteam, echter zijn er heel veel praktijken in de zakenwereld waar dit voor geldt. Het is vaak een afweging tussen het kopen van bijvoorbeeld bestaande software of iets op maat laten maken. Allebei heeft zijn voor en nadelen en in elke situatie kan deze keuze anders uitpakken.

Wat ik van dit voorbeeld heb geleerd, is dat het goed is om klein en simpel te beginnen, waarbij het super belangrijk is, dat je eigen werkwijze goed wordt uitgedacht en dat software of je Excel bestand jouw werkwijze moet ondersteunen. Uiteraard hoeft  niet altijd het wiel opnieuw worden uitgevonden en zijn er heel veel software pakketten die een bepaald proces prima kunnen ondersteunen, maar vaak vraagt een bepaald bedrijf of een bepaald proces een mate van flexibiliteit en persoonlijke aanpak.

Het fijne aan Excel is, dat je eerst zelf kan stoeien en kan testen of wat je hebt gemaakt aansluit op je behoefte, zonder dat er heel veel tijd is verspild en geld is uitgegeven. Aanpassingen zijn relatief snel gemaakt omdat Excel super flexibel is.

Wanneer deze werkwijze zich heeft bewezen en het tijd is om je Excel te vervangen en om te zetten in een andere software, dan is het heel fijn dat de software leverancier (en ontwikkelaar) een voorbeeld heeft van een werkende werkwijze. Zo kan de verkoper een goede inschatting maken van de kosten welke gemaakt worden en heeft de ontwikkelaar een voorbeeld waar hij/zij mee aan de slag kan. Dit voorkomt eindeloze discussies en aanpassingen!

Daarbij is het ook beter te beoordelen welke software voldoende is voor dit proces, in sommige gevallen kan bijvoorbeeld het Power Platform (Power Apps en Power BI) voldoende zijn om op te schalen. Wil je meer informatie over het Power platform, kijk dan eens op www.optimized-apps.nl !

Why I Use Excel for My Football Team Instead of Downloading an App

One of the reasons I started giving Excel training courses is because, as a hobby, I coach a football team in the Rotterdam area at VV Nieuwerkerk. I discovered that I truly enjoy coaching and helping people and teams improve. At the same time, I already had a lot of knowledge of Excel and the ability to offer both online and classroom-based Excel courses.

Coaching a football team can be very simple: creating a lineup every week and making sure everyone enjoys themselves based on intuition. However, at a slightly higher level, you often see that more decisions need to be data-driven. Just look at professional football nowadays — all kinds of data are used to support decision-making.

Even at the amateur level, there are many things that simply need to be well organized. Every week, a lineup needs to be created, often with the goal of ensuring that everyone gets roughly equal playing time. Multiple balanced training sessions need to be planned each week, and you also want to track whether players are developing in the right way.

There are many apps available for amateur coaches to help manage and train a team. However, I chose not to download an app. Instead, I built my own Excel system to support me. The reason for this is simple: I want a system to support the way I want to work, rather than forcing me to work the way an app wants me to work. In other words, the system needs to align with my vision.

I want the functionalities that I consider important, such as sending the lineup by email as a PDF that I can also print out. I also want to create training sessions with exercises that I personally believe are necessary or that I came up with myself. Most apps simply don’t include those exercises in their library. Finally, I want to build and use data in the way that suits me. I want overviews and reports that help me make decisions.

Of course, I am experienced with Excel, so I was able to build this system quickly. But even a beginner in Excel can, after following the right course, build a file in a relatively short amount of time that does exactly what they need it to do.

That being said, after using the Excel system for a few weeks, I did make several adjustments because I realized certain functionalities were missing or needed improvement. That is also one of the biggest advantages of building something in Excel.

Now, several years later, my Excel system has proven itself, and I know exactly which features I do and do not use. In the meantime, I have become skilled in the Power Platform — you could say the “big brother” of Excel. This platform consists of several Microsoft tools. Personally, I mainly use Power Apps (to build apps), Power Automate (to automate processes), and Power BI (to analyze data).

It became an interesting challenge to convert my Excel system into a Power Apps application because this offered several advantages. For example, I can now use the app directly on my phone and no longer need to turn on my computer after a match to enter data. Because I already had my Excel file as a prototype and example, I knew exactly which tables and flows I needed to create.

Within a few days, I had transformed my Excel file into a professional application where I could create players, evaluate them, make lineups, and organize training sessions. One thing I really enjoyed was being able to directly click on a player to register whether they scored a goal or provided an assist.

At the end of the day, this certainly makes life easier for the coach, although there are also aspects that are slightly more complex compared to the Excel version. With Excel, I could quickly make changes using pen and paper and adjust everything later at my own pace. Now, changes need to be entered directly into the app, meaning there is a little less room to “freewheel.”

Overall, I’m very happy that I first built and tested my vision in Excel before converting it into Power Apps, and that I only made the transition once the workflow had proven itself over several months and years.

In this case, the story is about managing an amateur football team, but there are many situations in the business world where this same principle applies. Often, it comes down to deciding between purchasing existing software or building something custom-made. Both options have their pros and cons, and the right choice depends entirely on the situation.

What I learned from this example is that it’s often best to start small and simple. It is incredibly important to carefully think through your own workflow and ensure that software — or your Excel system — supports your way of working. Of course, there is no need to reinvent the wheel every time, and there are many software packages that can perfectly support certain processes. However, many businesses and processes require a certain level of flexibility and a personal approach.

The beauty of Excel is that it allows you to experiment, test, and validate whether what you have built actually meets your needs, without wasting huge amounts of time or money. Adjustments can be made relatively quickly because Excel is extremely flexible.

Once your workflow has proven itself and it becomes time to replace Excel with other software, it is incredibly valuable for the software supplier and developer to have an example of a working process. This allows the supplier to make a good estimate of the costs involved, while the developer has a clear example to work from. It prevents endless discussions and revisions.

It also becomes much easier to determine which software is actually sufficient for the process. In some cases, the Power Platform (Power Apps and Power BI) may already be enough to scale further.

If you would like more information about the Power Platform, feel free to visit: