Is Excel nog relevant in 2024?

Waarom zou je in 2024 nog investeren in een cursus Excel, is Excel niet achterhaald? Deze vraag is relevant omdat er veel ‘betere’ en krachtige applicaties op de markt verschijnen. Ook zijn er veel mensen die met andere spreadsheet programma’s werken, zoals bijvoorbeeld google docs.

Uiteraard baseert iedereen een mening op zijn eigen ervaringen, kennis en werkwijzen. Om te stellen dat Excel achterhaald is, is voor mij dan ook iets te kort door de bocht.

Persoonlijk ben ik dan ook erg van mening dat Excel nog steeds een hele waardevolle toevoeging kan zijn voor veel mensen. In deze blog zal ik deze mening dan ook toelichten.

Veel andere applicaties beschikbaar

Excel is al een enorme lange tijd dominant in de markt, bijna iedereen met een computer heeft toegang tot het programma en Excel is voor vele bedrijven de basis geweest om bijvoorbeeld de administratie of een boekhouding bij te houden, om complete productieplanningen te maken, overzichten en grafieken op te zetten of om een rekenmodel te maken. Vandaag de dag zijn er nog steeds veel bedrijven waarbij Excel voor bovengenoemde taken wordt gebruikt. De flexibiliteit welke Excel biedt maakt het programma zo populair. Excel wordt voor héél veel verschillende doeleinden ingezet.

 Een enorme kracht van Excel is dat het programma enorm flexibel is, toegankelijk en enorm veelzijdig is. Precies om deze reden is Excel nog een uitstekend programma om in te werken. Vandaar dat Excel nog 1,1 miljard gebruikers wereldwijd heeft! Dit houdt in dat 1 op de 8 mensen wel eens met Excel werkt! In hoeverre deze mensen echt vaardig zijn en veel gebruik maken van Excel is dan weer een andere discussie, maar het geeft wel aan dat het programma nog lang niet is afgeschreven.

Toch maken veel bedrijven tegenwoordig de switch naar krachtigere applicaties; zo maken veel financial controllers tegenwoordig veel gebruik van bijvoorbeeld Power BI. Power BI stelt een gebruiker in staat om vanuit (verschillende) bronnen op een krachtige manier data te verzamelen, samen te vatten en deze data om te zetten in bruikbare inzichten zoals dashboards. Dit kan ook met Excel, maar Power BI kan met meer data om gaan en biedt weer andere voordelen dan Excel.

Waar in een Excel vroeger vaak bedrijfsgegevens werden bijgehouden over klanten of orders, is dit nu bij grotere bedrijven vaak vervangen door enorm krachtige SQL bedrijfssystemen. Deze zijn in staat om veel robuuster met veel data en meerdere gebruikers om te gaan.

Een andere voorbeeld is dat waar voorheen veel (productie) planningen in Excel werden gemaakt, deze nu in software wordt gebouwd waar ‘solver’ programma’s in staat zijn om door middel van optimalisatiemodellen een automatische ‘optimale’ planning af te leveren.

Verder wordt er tegenwoordig veel gebruik gemaakt van ‘low-code’ applicaties, dit zijn applicaties die snel ontworpen kunnen worden zodat er veel minder tijd nodig is om een goed programma op te leveren, tegen lagere kosten, waardoor deze applicaties ook voor kleinere bedrijven beschikbaar worden.

Dus ja, er zijn inderdaad enorm veel andere, krachtigere alternatieven op de markt dan Excel om mee te werken.

Waarom dan toch nog met Excel werken?

Als al die goede software pakketten beschikbaar zijn, waarom zouden we dan toch nog met Excel werken?

De alternatieven welke zojuist genoemd zijn, zijn vaak gemaakt om een specifiek doel na te streven en zijn daar ook puur voor ontwikkeld. Zo stellen deze bovengenoemde programma’s je in staat om enorme hoeveelheden aan data te verwerken zonder dat het programma vastloopt of langzamer wordt. Ze kunnen ook in staat zijn om met veel complexere vraagstukken om te gaan.

Echter is het wel zo dat deze programma’s vaak een stuk duurder zijn in aanschaf en/of onderhoud en dat het ontwikkelen van deze programma’s vaak specifieke scholing, kennis en vaardigheden vereist. Het mooie is wel, dat al deze programma’s vaak afhankelijk zijn van elkaar en niet alleenstaand kunnen werken (Power BI heeft bijvoorbeeld wel een bron nodig om de data vandaan te halen). Excel is wel in staat om al deze functies uit te voeren zonder dat het daar andere bronnen voor nodig heeft en kan dus als ‘totaalsysteem’ dienen.

Het is dan ook zaak om het werken met Excel in perspectief te plaatsen. Allereerst moet er bepaald worden wat het Excel bestand moet gaan doen; wat is het doel van het bestand? Dus zet hier de baten en kosten tegenover elkaar. Het kan zijn dat een goed gebouwd Excel bestand het doel prima kan bereiken, zeker wanneer er niet met enorm veel data gewerkt hoeft te worden.

De volgende vraag is dan ook wie er met het Excel bestand moeten werken, zijn dit meerdere mensen of zijn het er maar een klein aantal? Wanneer er maar een paar mensen in Excel hoeven te werken, kan Excel prima functioneren.

Een ander belangrijke toevoeging is, is hoe ‘volwassen’ de manier van werken is? Wordt er al lang op dezelfde manier gewerkt, of is het een nieuwe manier van werken, Excel is namelijk erg flexibel en het is tamelijk eenvoudig om aanpassingen in de werkwijze te maken, terwijl aanpassingen in andere systemen enorme kosten met zich mee kan brengen. Vaak worden er eerst nieuwe werkwijzen in Excel gebouwd om dit na een tijd van beproeving om te zetten in andere software systemen.

Excel biedt ook de mogelijkheid om vrij flexibel met data om te gaan, dus het bewerken van data kan met bijvoorbeeld ‘knippen en plakken’ veel eenvoudiger dan andere statische programma’s waar veel data met de hand moet worden ingevoerd. Dit scheelt enorm veel tijd voor de gebruiker.

Mijn conclusie is dan ook dat Excel zeker nog niet is afgeschreven maar dat het ook niet meer de heilige graal is, die het een aantal jaar geleden was. Dit komt enerzijds doordat de behoefte van de gebruikers zijn veranderd (bijvoorbeeld meer data met meerdere gebruikers) en anderzijds dat er andere krachtigere software op de markt is gekomen. Het is dus een kwestie van de juiste software/applicatie zoeken bij het doel. Dit kan vaak starten in Excel en later omgezet worden in een krachtigere programma.

Het aanleveren van een werkwijze in Excel biedt dan enorme voordelen bij het ontwikkelen van de nieuwe software omdat de ontwikkelaars dan al een mooie blauwdruk hebben en weten wat ze moeten maken. Dit kan er weer voor zorgen dat er veel minder problemen ontstaan bij het ontwikkelen van de nieuwe software!

Voordelen van werken met Excel

Het werken met Excel biedt verschillende voordelen:

• Excel is erg flexibel en geeft de mogelijkheid om grote en kleine taken uit te voeren.
• Werken met Excel kan met een relatief laag budget.
• Bijna iedereen is vertrouwd met Excel of met een vergelijkbaar programma.
• Bijna iedereen heeft toegang tot Excel of een vergelijkbaar programma.
• Excel is makkelijk op te zetten, aan te maken en te bewerken.
• Excel kan gebruikt worden voor meerdere doeleinden.
• Excel bestanden worden vaak gemaakt vanuit het perspectief van de gebruiker.
• Een Excel bestand kan als blauwdruk gebruikt worden voor verschillende software programma’s.

Wanneer Excel?

Excel kan handig zijn wanneer de volgende criteria in acht worden genomen:

• Er zijn niet veel verschillende gebruikers die in het programma hoeven te werken.
• Niet veel gebruikers hoeven tegelijkertijd in het programma te werken.
• Er hoeft niet (enorm) veel data te worden opgeslagen.
• De data welke opgeslagen wordt heeft geen extreme beveiliging nodig.
• Er is iemand in huis die kennis van Excel heeft.

Is Excel Still Relevant in 2024?

Why would you still invest in an Excel course in 2024? Isn’t Excel outdated by now?

It’s a fair question, especially since many “better” and more powerful applications have entered the market. More and more people are also working with alternative spreadsheet tools such as Google Sheets.

Of course, everyone bases their opinion on personal experience, knowledge, and preferred ways of working. However, to say that Excel is outdated is, in my opinion, far too simplistic.

Personally, I strongly believe that Excel is still an incredibly valuable tool for many people and businesses. In this blog, I will explain why.

Many Other Applications Are Available

Excel has dominated the market for a very long time. Almost everyone with a computer has access to the program, and for many companies Excel formed the foundation for tasks such as:

• Managing administration and bookkeeping
• Creating production schedules
• Building reports and charts
• Developing calculation models

Even today, there are still many businesses using Excel for exactly these kinds of tasks. The flexibility Excel offers is what makes it so popular. It is used for an enormous variety of purposes.

One of Excel’s greatest strengths is that it is flexible, accessible, and incredibly versatile. That is precisely why Excel remains such a valuable program to work with.

In fact, Excel still has around 1.1 billion users worldwide. That means approximately 1 in every 8 people uses Excel at some point. Whether all of those users are truly advanced Excel users is another discussion entirely, but it clearly shows that Excel is far from obsolete.

Companies Are Moving Toward More Powerful Applications

At the same time, many companies are transitioning to more specialized and powerful applications.

For example, many financial controllers now use Power BI. Power BI allows users to collect data from multiple sources, summarize it, and transform it into powerful dashboards and insights.

Excel can also do this to a certain extent, but Power BI is designed to handle larger amounts of data and offers different advantages.

Where companies once managed customer or order information directly in Excel, larger businesses now often use powerful SQL-based systems capable of handling much larger datasets and multiple simultaneous users.

Another example is production planning. In the past, many production schedules were built manually in Excel. Today, advanced optimization software can automatically generate “optimal” schedules using solver models and algorithms.

There is also a strong rise in low-code applications — software solutions that can be developed quickly and relatively cheaply, making custom applications more accessible for smaller businesses.

So yes, there are certainly many more advanced alternatives available today than Excel.

So Why Still Work with Excel?

If all these powerful software solutions exist, why would anyone still use Excel?

The answer is simple: most alternative applications are designed for one very specific purpose. They are excellent at what they were built to do.

These applications can process enormous amounts of data without slowing down, and they are often capable of handling much more complex situations.

However, they also tend to be:

• More expensive to purchase and maintain
• More difficult to modify
• Dependent on specialized knowledge and training
• Less flexible for rapid changes

What makes Excel unique is that it can perform many of these functions within one single environment without relying heavily on other systems.

For example, Power BI still requires a data source. Excel, on the other hand, can function as a complete standalone system.

It’s All About Perspective

The key is placing Excel in the right perspective.

The first question should always be:

What does the Excel file actually need to do?

You need to weigh the costs and benefits. In many situations, a well-designed Excel file is more than capable of achieving the desired result — especially when massive amounts of data are not involved.

Another important question is:

How many people need to work with the file?

If only a few people use the file, Excel can function extremely well.

You should also ask:

How mature is the workflow itself?

Is the process already stable and standardized, or is it still evolving?

This is where Excel becomes incredibly valuable because Excel is very flexible. Adjusting workflows in Excel is relatively simple, while modifying larger software systems can become extremely expensive.

That is why many companies first build and test processes in Excel before eventually converting them into larger software solutions once the process has proven itself.

Excel Makes Working with Data Easier

Excel also allows users to work with data in a highly flexible way.

Tasks such as editing, moving, cutting, and pasting data are often much easier in Excel than in more static systems where information must be entered manually into rigid forms.

This saves users a significant amount of time.

My Conclusion: Excel Is Still Highly Relevant

My conclusion is that Excel is definitely not outdated.

At the same time, Excel is no longer the “holy grail” it may have been years ago. This is partly because user needs have changed — for example, companies now work with larger datasets and more simultaneous users — and partly because many specialized applications have entered the market.

Ultimately, it’s about choosing the right software for the right purpose.

In many cases, that process can start in Excel and later evolve into a more advanced application.

One major advantage of starting in Excel is that it creates a blueprint for future software development. Developers can clearly see how the workflow operates and what needs to be built.

This often results in:

• Lower development costs
• Faster implementation
• Fewer misunderstandings
• Less rework during development

Advantages of Working with Excel

Working with Excel offers several advantages:

• Excel is highly flexible and suitable for both large and small tasks
• Working with Excel can be done with a relatively low budget
• Almost everyone is familiar with Excel or similar software
• Nearly everyone has access to Excel or an equivalent program
• Excel files are easy to create, modify, and maintain
• Excel can be used for many different purposes
• Excel files are often built from the user’s perspective
• Excel files can serve as blueprints for future software development

When Is Excel a Good Choice?

Excel is particularly useful when the following conditions apply:

• There are not many users working in the system
• Not many users need simultaneous access
• Extremely large amounts of data do not need to be stored
• The stored data does not require extremely advanced security
• There is someone available with Excel knowledge and experience