Is Excel nog relevant in 2024?

Waarom zou je in 2024 nog investeren in een cursus Excel, is Excel niet achterhaald? Deze vraag is relevant omdat er veel ‘betere’ en krachtige applicaties op de markt verschijnen. Ook zijn er veel mensen die met andere spreadsheet programma’s werken, zoals bijvoorbeeld google docs.

Uiteraard baseert iedereen een mening op zijn eigen ervaringen, kennis en werkwijzen. Om te stellen dat Excel achterhaald is, is voor mij dan ook iets te kort door de bocht.

Persoonlijk ben ik dan ook erg van mening dat Excel nog steeds een hele waardevolle toevoeging kan zijn voor veel mensen. In deze blog zal ik deze mening dan ook toelichten.

Veel andere applicaties beschikbaar

Excel is al een enorme lange tijd dominant in de markt, bijna iedereen met een computer heeft toegang tot het programma en Excel is voor vele bedrijven de basis geweest om bijvoorbeeld de administratie of een boekhouding bij te houden, om complete productieplanningen te maken, overzichten en grafieken op te zetten of om een rekenmodel te maken. Vandaag de dag zijn er nog steeds veel bedrijven waarbij Excel voor bovengenoemde taken wordt gebruikt. De flexibiliteit welke Excel biedt maakt het programma zo populair. Excel wordt voor héél veel verschillende doeleinden ingezet.

 Een enorme kracht van Excel is dat het programma enorm flexibel is, toegankelijk en enorm veelzijdig is. Precies om deze reden is Excel nog een uitstekend programma om in te werken. Vandaar dat Excel nog 1,1 miljard gebruikers wereldwijd heeft! Dit houdt in dat 1 op de 8 mensen wel eens met Excel werkt! In hoeverre deze mensen echt vaardig zijn en veel gebruik maken van Excel is dan weer een andere discussie, maar het geeft wel aan dat het programma nog lang niet is afgeschreven.

Toch maken veel bedrijven tegenwoordig de switch naar krachtigere applicaties; zo maken veel financial controllers tegenwoordig veel gebruik van bijvoorbeeld Power BI. Power BI stelt een gebruiker in staat om vanuit (verschillende) bronnen op een krachtige manier data te verzamelen, samen te vatten en deze data om te zetten in bruikbare inzichten zoals dashboards. Dit kan ook met Excel, maar Power BI kan met meer data om gaan en biedt weer andere voordelen dan Excel.

Waar in een Excel vroeger vaak bedrijfsgegevens werden bijgehouden over klanten of orders, is dit nu bij grotere bedrijven vaak vervangen door enorm krachtige SQL bedrijfssystemen. Deze zijn in staat om veel robuuster met veel data en meerdere gebruikers om te gaan.

Een andere voorbeeld is dat waar voorheen veel (productie) planningen in Excel werden gemaakt, deze nu in software wordt gebouwd waar ‘solver’ programma’s in staat zijn om door middel van optimalisatiemodellen een automatische ‘optimale’ planning af te leveren.

Verder wordt er tegenwoordig veel gebruik gemaakt van ‘low-code’ applicaties, dit zijn applicaties die snel ontworpen kunnen worden zodat er veel minder tijd nodig is om een goed programma op te leveren, tegen lagere kosten, waardoor deze applicaties ook voor kleinere bedrijven beschikbaar worden.

Dus ja, er zijn inderdaad enorm veel andere, krachtigere alternatieven op de markt dan Excel om mee te werken.

Waarom dan toch nog met Excel werken?

Als al die goede software pakketten beschikbaar zijn, waarom zouden we dan toch nog met Excel werken?

De alternatieven welke zojuist genoemd zijn, zijn vaak gemaakt om een specifiek doel na te streven en zijn daar ook puur voor ontwikkeld. Zo stellen deze bovengenoemde programma’s je in staat om enorme hoeveelheden aan data te verwerken zonder dat het programma vastloopt of langzamer wordt. Ze kunnen ook in staat zijn om met veel complexere vraagstukken om te gaan.

Echter is het wel zo dat deze programma’s vaak een stuk duurder zijn in aanschaf en/of onderhoud en dat het ontwikkelen van deze programma’s vaak specifieke scholing, kennis en vaardigheden vereist. Het mooie is wel, dat al deze programma’s vaak afhankelijk zijn van elkaar en niet alleenstaand kunnen werken (Power BI heeft bijvoorbeeld wel een bron nodig om de data vandaan te halen). Excel is wel in staat om al deze functies uit te voeren zonder dat het daar andere bronnen voor nodig heeft en kan dus als ‘totaalsysteem’ dienen.

Het is dan ook zaak om het werken met Excel in perspectief te plaatsen. Allereerst moet er bepaald worden wat het Excel bestand moet gaan doen; wat is het doel van het bestand? Dus zet hier de baten en kosten tegenover elkaar. Het kan zijn dat een goed gebouwd Excel bestand het doel prima kan bereiken, zeker wanneer er niet met enorm veel data gewerkt hoeft te worden.

De volgende vraag is dan ook wie er met het Excel bestand moeten werken, zijn dit meerdere mensen of zijn het er maar een klein aantal? Wanneer er maar een paar mensen in Excel hoeven te werken, kan Excel prima functioneren.

Een ander belangrijke toevoeging is, is hoe ‘volwassen’ de manier van werken is? Wordt er al lang op dezelfde manier gewerkt, of is het een nieuwe manier van werken, Excel is namelijk erg flexibel en het is tamelijk eenvoudig om aanpassingen in de werkwijze te maken, terwijl aanpassingen in andere systemen enorme kosten met zich mee kan brengen. Vaak worden er eerst nieuwe werkwijzen in Excel gebouwd om dit na een tijd van beproeving om te zetten in andere software systemen.

Excel biedt ook de mogelijkheid om vrij flexibel met data om te gaan, dus het bewerken van data kan met bijvoorbeeld ‘knippen en plakken’ veel eenvoudiger dan andere statische programma’s waar veel data met de hand moet worden ingevoerd. Dit scheelt enorm veel tijd voor de gebruiker.

Mijn conclusie is dan ook dat Excel zeker nog niet is afgeschreven maar dat het ook niet meer de heilige graal is, die het een aantal jaar geleden was. Dit komt enerzijds doordat de behoefte van de gebruikers zijn veranderd (bijvoorbeeld meer data met meerdere gebruikers) en anderzijds dat er andere krachtigere software op de markt is gekomen. Het is dus een kwestie van de juiste software/applicatie zoeken bij het doel. Dit kan vaak starten in Excel en later omgezet worden in een krachtigere programma.

Het aanleveren van een werkwijze in Excel biedt dan enorme voordelen bij het ontwikkelen van de nieuwe software omdat de ontwikkelaars dan al een mooie blauwdruk hebben en weten wat ze moeten maken. Dit kan er weer voor zorgen dat er veel minder problemen ontstaan bij het ontwikkelen van de nieuwe software!

Voordelen van werken met Excel

Het werken met Excel biedt verschillende voordelen:

• Excel is erg flexibel en geeft de mogelijkheid om grote en kleine taken uit te voeren.
• Werken met Excel kan met een relatief laag budget.
• Bijna iedereen is vertrouwd met Excel of met een vergelijkbaar programma.
• Bijna iedereen heeft toegang tot Excel of een vergelijkbaar programma.
• Excel is makkelijk op te zetten, aan te maken en te bewerken.
• Excel kan gebruikt worden voor meerdere doeleinden.
• Excel bestanden worden vaak gemaakt vanuit het perspectief van de gebruiker.
• Een Excel bestand kan als blauwdruk gebruikt worden voor verschillende software programma’s.

Wanneer Excel?

Excel kan handig zijn wanneer de volgende criteria in acht worden genomen:

• Er zijn niet veel verschillende gebruikers die in het programma hoeven te werken.
• Niet veel gebruikers hoeven tegelijkertijd in het programma te werken.
• Er hoeft niet (enorm) veel data te worden opgeslagen.
• De data welke opgeslagen wordt heeft geen extreme beveiliging nodig.
• Er is iemand in huis die kennis van Excel heeft.