Excel: Waar gebruik je dat nu voor?
Microsoft Excel is een hulpmiddel dat al jarenlang de markt domineert als spreadsheet programma. Het programma is enorm veelzijdig en kan daarom voor veel verschillende doeleinden gebruikt worden. In deze blog wordt besproken voor welke doeleinden Excel het meest gebruikt kan worden. Excel is bruikbaar op verschillende niveaus, beginnende gebruikers of gevorderde Excel-experts kunnen met het programma al vele voordelen behalen.
Excel wordt vooral gebruikt voor het organiseren, analyseren en visualiseren van gegevens. Onderstaande toont voor welke doeleinden Excel een enorme toevoeging kan zijn:
- Gegevensanalyse: Excel is enorm populair om gegevens te analyseren, door het eenvoudige gebruik is de gebruiker in staat om veel data te hervormen en te analyseren.
- Budgettering en financiële planning: Ondanks dat er enorm veel financiële pakketten beschikbaar zijn op de markt is Excel nog steeds één van de meest gebruikte tools om dit te beheren, vaak is het ook een toevoeging op de bestaande pakketten.
- Projectbeheer: Het beheren van projecten kan super goed in Excel gedaan worden, er zijn vele Excel templates beschikbaar maar het is ook enorm fijn wanneer je zelf in control wilt blijven.
- Rapportages: Excel is erg goed om rapporten te draaien, gegevens worden omgezet in rapportages welke direct gemaild of geprint kunnen worden.
- Databasemanagement (productie) planningen: In Excel kan je eenvoudig tabellen aanmaken deze vullen en exporteren. Dit maakt Excel in staat om vele planningen te maken.
- Tabel- en grafiekcreatie: Grafieken en tabellen is waar iedereen aan denkt wanneer ze aan Excel denken, dit is één van de krachtige punten van Excel.
Lees verder na de afbeelding
1. Gegevensanalyse:
Excel kan helpen om eenvoudig gegevens te analyseren, door het opzetten van een goed gegevens model is Excel in staat om direct resultaat te tonen. Krachtige formules, draaitabellen en grafieken helpen om grote hoeveelheden data te rangschikken en om te zetten in bruikbare informatie en krachtige inzichten. Daarbij is het ook erg goed om trends aan te geven of om statistische testen uit te voeren, er is geen programma zo veelzijdig als Excel. Alles zit onder één dak.
2. Budgettering en Financiële Planning:
Vroeger was Excel het programma waar elke financial goed in moest zijn, tegenwoordig zijn er vooral voor de grote bedrijven enorm veel budgettering en financiële pakketten beschikbaar. Toch geven bijna al deze pakketten de mogelijkheid om data naar Excel te exporteren, dit omdat Excel veelal
gebruikt wordt om verdere analyses of overzichten te maken. Verder beschikt Excel over enorm veel handige templates met betrekking tot budgettering en financiële planning.
Buiten het feit dat er veel pakketten op de markt zijn, wordt Excel nog in heel veel bedrijven gebruikt om de financiële administratie in te doen. Dit komt omdat Excel relatief goedkoop is, enorm veel functies aanbied en voor kleine bedrijven vaak goed genoeg is om mee te werken. Bij grote bedrijven moeten veel mensen tegelijk bij de data kunnen of met deze data werken. Het komt er dus eigenlijk op neer dat de behoefte bepaalt moet worden om te kijken welke systeem passend is.
3. Projectbeheer: planning, tools en monitoring
Projectbeheer bestaat vooral uit plannen, monitoren en bijhouden van gegevens. Deze taken zijn ideaal om in Excel te doen. Ook voor projectbeheer zijn er vele templates en tools beschikbaar in Excel. Of er een tijdlijn gemaakt moet worden, mijlpalen bijgehouden moeten worden of dat er taken toegewezen dienen te worden, Excel kan hier allemaal bij helpen. Het maakt in dit geval niet uit of het nu grote of kleine projecten / ondernemingen zijn; Excel wordt bij beide gebruikt.
4. Rapportage: Tonen van de output
Hierboven is al beschreven hoe goed Excel is in het analyseren van gegevens. Al deze gegevens moeten gebruikt worden, dit gebeurt veelal in rapportages. Excel is heel goed in staat om rapportages te maken, deze kunnen eenvoudig gemaild of uitgeprint worden. Productieplanningen worden zo via de mail naar de afdeling productie gestuurd. Terwijl voor vergaderingen het enorm handig is om een uitgeprint document te gebruiken om de vergadering handvaten te geven.
5. Databasemanagement: Opzetten van kleine systemen
Tegenwoordig zijn er enorm veel applicaties en bedrijfssystemen welke enorm goed zijn in het beheren van data. Echter komt dit met een prijs en zijn deze systemen vaak niet eenvoudig aan te passen. Voor veelal kleine bedrijven of kleine taken kan Excel een hele handige uitkomst bieden.
In Excel is het mogelijk om op een heel eenvoudige manier tabellen te maken. Met behulp van formules en andere data-transformatiemethoden kunnen deze tabellen aan elkaar gelinkt worden. Wanneer een goed datamodel is opgezet kan Excel dienen als volwaardig systeem. Dit kan gebruikt worden bij het maken van planningen, klantbeheer of bijvoorbeeld bedrijfsbeheer. Wanneer er gebruik wordt gemaakt van macro’s kunnen veel stappen geautomatiseerd worden en kan er enorm efficiënt gewerkt worden, waarbij data goed wordt opgeslagen.
6. Tabel- en Grafiekcreatie: Data visualiseren
Veel mensen denken bij Excel direct aan grafieken en tabellen. Dit komt omdat Excel enorm goed is in het visualiseren van data. Op een eenvoudige manier een grafiek maken is kinderspel. Verder kan er een enorme verdieping gemaakt worden wanneer er met draaitabellen of met Power Pivot / Power query gewerkt gaat worden. Het zojuist genoemde datamodel moet dan optimaal functioneren zodat er enorm krachtige inzichten gemaakt kunnen worden. Excel biedt een enorme verscheidenheid aan grafieken weer. Denk hierbij aan watervaldiagrammen, sparklines en ook gewoon de bekende lijn/kolom grafieken.
Conclusie: Excel is voor vele doeleinden geschikt
Excel is enorm veelzijdig en wordt daarom ook door vele mensen en bedrijven gebruikt voor verschillende doeleinden. De flexibiliteit en veelzijdigheid is een enorm voordeel maar daarbij kan het ook een nadeel zijn. Vandaar dat veel bedrijven op een gegeven moment overstappen naar krachtigere software die specifiek gericht is op bepaalde taken. Dat is ook helemaal niet erg, want dit is een hele goede manier om Excel te gebruiken. Begin klein en laat het uitgroeien tot iets moois. Excel biedt de mogelijkheid om dingen op te zetten en wanneer het zich heeft bewezen kan het omgezet worden tot een krachtigere software. Dit kan ook enorm in ontwikkelkosten schelen omdat ontwikkelaars dan een voorbeeld hebben dat ze kunnen namaken en niet alles meer uitgedacht of aangepast hoeft te worden!